O cenário é o seguinte: Você vai dar uma festa e precisará dar comida para os convidados. Começa aí a sua necessidade de organizar um buffet para a sua festa.
O segredo de como organizar um buffet para festa está no planejamento. Você precisará pensar em todos os detalhes, todas as etapas do processo, individualmente.
Fazer as compras, contratar o buffet, transportar as pessoas de um lugar para outro, comprar, gelar e servir as bebidas, etc. São muitas as tarefas envolvidas na organização de um evento, cada uma com uma especificidade própria.
Você está pronto para esse desafio?
Na verdade não há como sonhar com convidados felizes ao final da festa sem traçar um plano de ação para alcançar esse resultado.
Organizar um buffet para festa é uma atividade que pode ser prazerosa. Mas só se fizer tudo certinho: planejar o evento, executar e supervisionar as tarefas e finalizar os processos. Caso contrário precisará de muita sorte.
Reunimos aqui oito pontos fundamentais para te ajudar a organizar um buffet para festa bem sucedido. Siga os passos e aproveite o seu evento:
- Atente para as datas e horários.
- Cuide dos participantes/convidados.
- Selecione o cardápio.
- Pense na interação entre as partes envolvidas.
- Conheça o local onde ocorrerá o evento.
- Organize a logística.
- Calcule os custos.
- Atente para os prazos.
Atente para as datas e horários de cada parte do seu evento
Antes de determinar o dia do evento é importante que você confira o calendário. Assim você garante que nenhuma outra ocorrência, seja antes ou depois, atrapalhe suas tarefas e seu planejamento.
Além disso, se o evento for em local terceirizado, é preciso compatibilizar a sua intenção de data com a disponibilidade do local.
Quanto ao horário, é preciso compor uma grade de horários que viabilize todas as etapas do seu evento, prevenindo possíveis incômodos.
O buffet para a festa é normalmente um fator de risco, merecendo atenção especial no seu planejamento de horários.
Cuide dos participantes/convidados
No que tange aos convidados do seu evento, o número precisará estar de acordo com as suas limitações.
Você já pensou nisso?
Quanto mais convidados mais gastos, maior o espaço necessário para acolhê-los e maior a complexidade para servir o buffet para a festa.
O número de pessoas para ajudar no atendimento desses convidados também precisará ser maior, tornando o seu projeto mais complicado.
É comum querer fazer uma festa para uma primeira lista de convidados, mas é depois de avaliar os fatores restritivos que você vai chegar ao número final.
A dica que podemos dar sobre esse assunto é que faça todo o planejamento com folga financeira, assim podendo prover soluções aos convidados, garantindo o sucesso do evento.
Ninguém quer dar uma festa para depois ver os convidados insatisfeitos, não é?
Tenha uma lista consistente. Fechada depois de um certo momento. O buffet para a festa pode ser inviabilizado com a chegada inesperada de pessoas.
Por outro lado, convidados que não aparecem geram desperdícios e perda de dinheiro, já que toda a estrutura foi montada para suportar a presença deles.
Selecione o cardápio do buffet para a sua festa
O cardápio servido aos convidados geralmente impacta fortemente o orçamento disponível para o evento.
Isso porque é possível servir um buffet para festa bem simples, a um preço reduzido, ou servir comida sofisticada, repleta de suntuosidade e ostentação.
Nada contra sofisticação. Só alertamos para que tudo seja bem contabilizado, pois não é incomum ver um buffet para festa lindo e uma inconsistência em outra dimensão do evento. O cuidado com a higiene e manutenção dos banheiros, por exemplo.
Ao selecionar o cardápio vale a pena considerar os seguintes fatores: o tipo de evento, a temática, as particularidades dos convidados, o horário, a estação do ano, as restrições alimentares, etc.
Importa muito, independente da escolha, que o cardápio seja inclusivo e que agrade a todos.
Pense na interação entre as partes envolvidas
Dependendo do porte da sua festa você precisará de pessoas para te ajudar nas diversas fases do processo.
Sabe-se que um grupo de pessoas trabalhará melhor se estiverem conectadas, motivadas e envolvidas pelo mesmo objetivo.
Não vamos entrar aqui na área da Gestão de Pessoas, mas para ter bons resultados no seu evento você precisará coordenar as ações do seu grupo de pessoas.
Para que tudo seja satisfatório é muito importante que todos se comuniquem, se ajudem e tomem as decisões em comum acordo, sempre sob a condução do gerente do Projeto.
Essa pessoa não precisa ser obrigatoriamente você, mas certifique-se de que tem alguém engajado ao sucesso do seu evento no comando.
Conheça o local onde ocorrerá o evento
Atente para os seguintes itens sobre o local do seu evento:
- O local é acessível?
- Ele acomoda o número de pessoas que você quer convidar?
- Há espaço para armazenar os itens e alimentos do cardápio?
- Possui infraestrutura para a produção e atendimento do buffet para a festa?
- Há espaço para a montagem da mesa do buffet?
- Se for locado, o preço é compatível com o orçamento da festa? Tem tudo que você precisa?
- É um local seguro para acomodar o número previsto de convidados?
- Está disponível para a data requerida?
Não deixe de obter garantias quanto ao local escolhido. Se for locado, você deve assinar um contrato de garantias e obrigações, evitando surpresas desagradáveis.
Todos estes pontos devem ser avaliados. Ao final faça a sua escolha.
Mas não deixe isso para depois. Essa precisa ser uma das primeiras coisas a fazer, com prioridade no planejamento do seu evento.
Organize a logística
Não estamos falando aqui de uma empresa, mas você pode usar da Logística para te auxiliar no planejamento do seu evento.
A Logística sugere que se utilize dos recursos e informações disponíveis para realizar objetivos.
Pensando em recursos, quais são os seus?
Recursos são todas as coisas que você pode usar para executar seu projeto: recursos humanos, materiais, financeiros, etc.
Por exemplo, para resolver a tarefa contratar um serviço de Buffet os recursos necessários são:
- Se for terceirizar o serviço de buffet, pedir para alguém (recurso humano) fazer uma busca de uma empresa especializada;
- Se for organizar você mesmo o buffet para a festa, checar se tem os equipamentos (recurso material) necessários para fazer a comida;
- Pagar pelo serviço de buffet (Recurso financeiro);
- Organizar o buffet para a festa você mesmo (Recurso intelectual).
- Servir um prato da sua especialidade (Recurso gastronômico).
Ao ter o seu planejamento detalhado por tarefas você conseguirá perceber tudo o que precisa fazer sobre essa tarefa. Isso te permitirá atribuir a ela os recursos necessários, assim evitando que a tarefa não seja cumprida.
Quando se fala em informações disponíveis (um atributo da Logística), procure conhecer sobre o que faz e como trabalha um buffet para festa profissional.
Pergunte a pessoas próximas e capte o máximo de informações sobre o assunto. Ao pedir orçamentos com empresas de buffet para eventos tente saber como funciona o serviço de buffet.
Essa percepção pode ajudar a reduzir riscos, evitando que algo saia errado.
Calcule os custos
Os custos são normalmente um fator limitante para um projeto.
Por isso é preciso prestar bastante atenção nesse recurso, que, por ser limitado, determina exatamente até onde você pode ir para definir o tamanho do buffet para a sua festa e do seu evento como um todo.
Você sabe como definir o tamanho do seu evento?
São dois os caminhos normais para se definir o tamanho de um evento:
- Quando o dinheiro não é um problema, você define o tamanho do seu evento pelo tamanho da sua lista de convidados, ou pela limitação da área disponível para servi-los;
- Quando o dinheiro é limitado, você define o tamanho do seu evento pelo exercício matemático de mais e menos que precisará fazer para saber o que o seu dinheiro cobre, considerando todas as variáveis que se apresentam.
Essa conta de mais e menos nem sempre é fácil, dependendo do tamanho do seu evento.
Assim, ponha tudo na ponta do lápis (na planilha do Excel fica mais fácil). Relacione todos os gastos para o tamanho de evento que pensa em servir, em primeira análise, incluindo mão de obra, locações, insumos, compra de materiais e tudo mais que seja um custo.
Essa operação vai revelar informações importantes do seu evento, entre elas o custo total estimado. Isso vai te permitir saber se o recurso financeiro que você tem é suficiente para oferecer um evento daquele tamanho que estimou.
Desse ponto em diante você trabalha com as diversas variáveis, baixando o investimento no buffet para a festa, por exemplo, assim sobrando dinheiro para convidar mais pessoas. Ou liberando verba para a locação do espaço do evento. Ou permitindo bancar uma decoração profissional no salão do evento. Ou bancando um traje de festa mais chique.
Consiga números equilibrados
Percebe que são muitas as possibilidades? Você deve fazer esse exercício até chegar a um resultado satisfatório para você.
Esse raciocínio serve para que você encontre o ponto de equilíbrio entre o que você tem para gastar e o tamanho do seu evento. O resultado disso é que não faltará dinheiro para nada e você conseguirá atender bem todos os pontos do seu evento.
Você chegará ao tamanho de evento ideal para os recursos financeiros disponíveis.
Agindo assim não cometerá o erro de gastar mais do que tem.
Mas mesmo com tudo isso deixe um fundo de reserva, pois como bem sabemos, projetos sempre apresentam surpresas.
Atente para os prazos
O tempo é seu aliado se você tiver planejado e executado tudo adequadamente no seu projeto de dar uma festa. Por outro lado, o mesmo tempo pode ser seu carrasco.
O planejamento de um projeto requer especial atenção com os prazos. Um prazo “fora da curva” é indicativo de problema para o seu resultado final.
Assim, dê o andamento programado às tarefas que você gerou no planejamento. Atrasar o início de uma atividade inicial poderá significar o atraso de atividades posteriores, dependentes da primeira.
Perder o prazo nem sempre tem consequências. Mas às vezes elas são devastadoras.
Imagine você ter perdido o prazo para fechar a contratação do buffet para festa do seu evento, aquele dos seus sonhos, aquele com a melhor comida, o melhor preço e que oferece o melhor serviço de buffet.
Dedique uma atenção dobrada sobre os prazos
É frustrante, não é? O pior é que isso pode ter consequências sérias para o seu projeto, como ter que pagar mais caro para outra empresa, ou ter quer transferir a data do seu evento, etc.
Cumprir os prazos programados no planejamento te conduzirão aos resultados esperados, motivo pelo qual não se deve desprezar os prazos.
Nessa linha de pensamento, considerando que o buffet para a festa é um ponto crítico para o sucesso do seu evento, crie prazos razoáveis para o preparo dos pratos, compra dos insumos, contratação da equipe de trabalho, locação das louças do buffet, entre outras coisas.
Cumpridos os prazos os riscos de insucesso do evento ficam diminuídos, levando a um fechamento de glórias.
Seu evento será um sucesso!
Não tem jeito! Se você fizer tudo certinho não terá o que temer. Seu evento tem tudo para ser bem sucedido.
É claro que você precisará fazer as escolhas certas, afinal você não conseguirá fazer tudo sozinho.
Se o cozinheiro errar no sal? Se a bebida congelar ou estiver quente? Se cair uma tempestade na hora do evento? Se faltar comida?
Não entre em paranoia. Se a equipe contratada é boa, se os produtos usados são bons e se o buffet para a festa é competente, então você terá minimizado as chances de insucesso.
Se você tomou as precauções necessárias no planejamento, suas chances de acertar no final são enormes.
Do jeito certo, organizar um buffet para festa é quase matemático.
Você concorda?
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